Feedback geven en ontvangen: 5 stappen voor professionals
Om succesvol en professioneel samen te werken met collega’s, is het belangrijk dat je weet hoe je feedback kan geven en ontvangen. Ook in privésituaties kan het handig zijn de regels van het geven en ontvangen van feedback te kennen. We reiken je vijf handvatten aan.
Feedback is informatie uitwisselen over het gedrag of een houding van iemand. Dit kan zowel positieve als negatieve informatie zijn, maar gaat altijd over iets dat de ontvanger kan veranderen.
Feedback geven is motiverend voor gever en ontvanger
Feedback is positief als het bijvoorbeeld een compliment betreft, zoals ‘wat goed dat je vraagt of het gelegen komt’. Positieve feedback werkt motiverend voor de ontvanger, die krijgt namelijk het gevoel te worden opgemerkt en gewaardeerd. Hierdoor ontstaat er zelfvertrouwen en zal de betreffende persoon zich verder ontwikkelen. Dit geldt overigens ook voor degene die de complimenten geeft. Hij of zij wordt gezien als een positief en vriendelijk mens die oog heeft voor de mensen om zich heen.
Feedback kan ook negatieve informatie bevatten om het gedrag van iemand te veranderen. Bijvoorbeeld: ‘Ik kan me slecht concentreren als je fluit tijdens het werk, wil je daarmee stoppen?’ of ‘Ik kan je slecht verstaan omdat je zacht praat. Zou je duidelijker kunnen praten?’. Negatieve feedback geven kan moeilijk zijn, omdat de feedbackgever open moet zijn over welk gevoel het gedrag oproept. Daarbij ervaren veel mensen negatieve feedback als kritiek en kan er een defensieve reactie ontstaan. Maar uiteindelijk heeft negatieve feedback ook een positief resultaat: zowel de ontvanger als de gever kunnen zich hierdoor ontwikkelen en dat werkt motiverend.
Feedback ontvangen helpt in je professionele ontwikkeling
In professionele situaties zul je regelmatig feedback ontvangen. Dit is heel waardevol, omdat je informatie aangeraakt krijgt waarmee jij je kunt ontwikkelen. Probeer daarom de feedback zo specifiek mogelijk te krijgen en vraag eventueel om toelichting. Wat maakte dat de ander zich niet gewaardeerd voelde bijvoorbeeld? Toon vervolgens waardering of bedank de feedbackgever zelfs. Jij kan er namelijk je voordeel mee doen. In de laatste stap laat je weten wat je met de feedback gaat doen. De feedbackgever voelt zich hierdoor serieus genomen en dat beïnvloedt jullie werkrelatie positief.
Feedback geven luistert nauw
Jij zult ook weleens degene zijn die feedback geeft. Als die feedback niet op de juiste manier wordt gegeven, kan de ontvanger zich aangevallen of ongemakkelijk voelen en zelfs in de verdediging schieten. Het is bij feedback geven dus de kunst dat de ander zich op zijn gemak voelt en uiteindelijk zijn gedrag aanpast in de gewenste richting.
Stap 1: Beschrijf concreet en specifiek het waargenomen gedrag
Zorg dat je een objectieve en specifieke beschrijving hebt van het gedrag of de houding dat je hebt waargenomen. Zeg bijvoorbeeld wat er precies gebeurde, wie daarbij betrokken was en wanneer de situatie plaatsvond. Breng de boodschap in de ik-vorm, want het gaat immers over jouw observatie van de situatie. Probeer de woorden ‘altijd’, ‘overal’ en ‘nooit’ zoveel mogelijk te voorkomen. Deze woorden lokken tegenspraak uit wat vervolgens in een welles-nietes-ruzie kan uitlopen.
Stap 2: Vraag of de ander het gedrag herkent
In de tweede stap heeft de ontvanger de ruimte om te vertellen of hij zich herkent in de observatie. Vraag of de ander begrepen heeft waar de feedback over gaat en of hij hetzelfde gedrag herinnert. Gebruik eventueel een of twee voorbeelden om de feedback toe te lichten. Laat de feedback zitten als de ander de situatie niet herkent, want dan heeft het voor beide partijen weinig zin de feedback te delen.
Stap 3: Geef aan welk effect het gedrag of de houding op je heeft
Laat bij feedback geven je gevoel spreken. Het gaat immers om wat de ander heeft gedaan of heeft nagelaten en welke gevolgen dit voor jou had. Vertel daarom welke gedachten of gevoelens het gedrag bij je oproept. Gebruik in deze stap opnieuw de ik-boodschap. Zo nodig je de ander uit tot begrip voor jouw situatie en begrijpt hij waarom je de feedback geeft.
Stap 4: Laat de ander reageren
In de vierde stap van het geven van feedback kan de ontvanger weer reageren. Ga bijvoorbeeld opnieuw na of de ander het heeft begrepen.
Stap 5: Bespreek het gewenste gedrag
In de laatste stap geeft de feedbackgever aan wat hij zou willen van de ander. Het kan zijn dat je een nieuwe rolverdeling in een project afspreekt of juist een nieuwe gesprekstrategie maakt voor tijdens vergadermomenten.
E-learning ’Feedback geven en ontvangen’
Wil je in slechts één uur (voor slechts €14,95 inclusief certificaat) een ster worden in het geven en ontvangen van feedback?
